2017年5月30日 星期二

時間管理小分享(上)

以下關於時間管理的分享,純粹是自己經過 n 次的實踐、反思、再實踐、再反思... ... 得出來的一些心得,所以未必適合每個人,此終每個人都有獨特的性格和處境。

太好了,每天都有24小時!
我相信不是每個人都認同這是很好!有些人覺得一天24小時不夠用,通常都是因為他們工作很忙碌,佔據了一天大部份的時間,導致他們沒有足夠的餘暇時間;相反,有些人覺得24小時太長,可能是他們的生活太苦悶,欠缺了目標和方向,或者是他們遇到一份工作,悶到可以煲幾套劇就放工,簡直在磨滅一個人的鬥志。我認為大部份的人的狀態,應該是正正常常,工作尚算忙碌充實,又不至於經常要OT,有足夠時間約吓friends和家人,放假可以去relax吓,不過在一年,幾年,甚至十年後回望人生時,發覺唔知做緊D咩,平平淡淡就過咗幾十年,有些夢想好像放棄了,有些人好像忽略了,有些重要的事情好像還未完成。

學習時間管理前,必先認清自己的目標
很多人學習時間管理,是希望能有效安排自己的工作,不論是在公司或自己的生活上,從以提升工作效率和質素,達至可以在同樣的時限裡做得更多更好。我個人認為時間管理的技巧不是最重要,首要先認清自己人生的目標和方向。嘗然問自己幾條問題︰

1. 若你會有更多的時間,這些時間你會怎樣運用? 為甚麼?
2. 這些你希望做的事情,對你的意義是甚麼? 
3. 這些你希望做的事情,對你很重要嗎? 

然後,試寫出5-10樣事情,是你最希望在1年至5年內可以做到的,可以關於工作,感情,家庭,投資,健康,夢想……(請用心和認真思考這個問題!) 

拿著你的目標清單,再思考第2-3條問題?  相信透過這些簡單的提問,你會越來越清晰自己的目標,而且一些相應的行動可能已經在你的腦海中浮現出來,你更會知道你的時間會怎樣運用更有意義和對你的目標更有幫助。

訂立目標後,最容易的事是 ... ... 忘記目標
這的確是一個現實,會訂立目標的人已經不多,能堅守目標的人就更少。為了不要讓自己忘記目標和夢想,我喜歡將它們寫在行事曆最後兩頁,並且每週星期一都看看。當然不是看了就算,而是想想這週的相應行動。舉例: 我其中一個目標是希望投資有進步,因此我上週的行動就是去買了止凡的新書,然後每天安排1小時去閱讀,我會將這1小時都寫在每日行事曆上。當你習慣了每週要為自己的目標去訂相應行動時,你還會容易忘記目標嗎?當然不會,還會感到自己是一直向著目標邁前進中。(這感覺真的很爽)

清除時間上的阻力
在方間不少時間管理的書籍都有提到工作的先後次序,以「重要」和「緊急」去判斷,工作的次序如下︰
1. 重要 + 緊急
2. 重要 + 不緊急
3. 不重要 + 緊急
4. 不重要 + 不緊急
工作的次序會受很多因素影響,如工作性質、老闆性格、同事性格、自己的職位和權力等,所以以上的次序不一定適合所有人,但以「重要」和「緊急」去判斷事情的優次是不錯的,大家可以嘗試將工作內不同的事情放入這4類,先看看自己平時有否未完成重要的工作就去做不重要+不緊急的事呢?

對我的工作來說,我比較喜歡先除去時間上的阻力。在公司,我是一位中層管理人員,部門裡有一位上司,一位同級的同事和幾位下屬。每天返工回到座位,可能會看到一些參考資料、一些要批核和簽署的文件、另外還收到一些電郵和FAX等,這堆東西雖然不是很重要和緊急,但我習慣是先K.O.這堆東西,因它們會阻礙我去計劃重要的工作。同樣,若工作中途出現這些東西,我亦會盡快處理它們,原因是︰我要讓我的桌面(包括電腦的桌面)都保持最簡潔和整齊。我記得以前看過一個研究,說人生用來找東西的時間累積起來大概有一年,太可怕了,人生竟要浪費一年來做這些無意義的事情。所以,文件管理都是很重要的一項。

其他工作以外的時間阻力,同樣會纏繞你,蠶食你的時間。還記女兒出世前,我訂立了要做個好爸爸,我第一件事不是思考有甚麼行動,而是思考有甚麼會阻礙我,我立即想到手機上的遊戲,掙扎了不到數分鍾,我狠狠地刪除所有的遊戲。到現在,我沒有半點後悔。

想想你自己的工作和生活,有甚麼事情是你的阻力呢? 若不清除它們,會怎樣? 你有辦法清除它們嗎?

增加時間上的助力
說到助力,我一定會提我的好助手 - 一本行事曆。我自己的行事曆會用以下方式記錄︰
  1. 我的目標和夢想 (寫在最後兩頁)
  2. 一些重要的日子 (週年紀念日、朋友生日等)
  3. 以橙色筆記錄一些特定時間的活動 (如會議、聚會、閱讀時間等)
  4. 以藍色筆記錄待辦事項
  5. 以〈  〉表示與誰一起做
  6. 以 → 表示交給誰做 或 完成後交給誰
  7. 以紅色筆表示重要事情的deadline
  8. 以 tick 號表示完成
寫了行事曆絕對要配合「看」,除了有新事項和活動要記錄時會打開行事曆,我習慣在正式開始工作前、放工前和每週第一天返工前會打開行事曆,不但為了看看完成安排好的工作沒有,還可協助自己思考未來一天至一週的時間安排。

在我的行事曆裡,經常會看到〈  〉和 → ,代表我經常想起身邊的人,我會思考是否有些人與我一起討論會比自己一個想更好,又會思考有些工作是否可以交給人,更會思考有些事情是否可以請教人。沒有人是十項全能的,我要將事情做得更有效率和質素,盡對是要與不同的人合作和討論。所以,人也是我時間管理上一個很大的助力。

我習慣了這個模式超過5年了,我每天在工作上平均都能安排10-20%時間作思考,這些時間就是做那些重要但不緊急的事,這些事一般都關於發展、策略、計劃、分析、解難等,這個時間需要更多的專注力,所以我盡量安排在一些較少機會有突發事情的時間去做。工作之外同樣都是這樣安排。

好的,先分享到這裡,是時候陪家人了。






12 則留言:

  1. 非常全面細緻的分享,期待下篇!

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  2. 多謝分享,特別係用“重要”和“緊急”來prioritize。

    我自己比較依賴Evernote和Google calendar。Evernote係for工作上嘅to-do list,Google calendar用來記錄特定時間活動。每日返工前/放工前一定睇一睇Evernote和Google calendar。

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    1. 找到適合自己的小助手,時間管理都變得更輕鬆。下一篇我會再分享多點重要和緊急的概念。

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    2. 但我自從上年開始成為爸爸後,時間分配覺得更加困難,期待你嘅分享。

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    3. 感同身受,我都係17個月前正式做咗爸爸,發覺生活完全改變了。

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  3. 一篇文章已經講左幾個要點,讚!

    我自己習慣使用Google Calendar和Keep,不過工具只是其次,使用的方法和習慣才是重要。

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    1. 無錯,工具和技巧可以不斷優化,但必須配合良好的「習慣」。

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  4. 我都是先 KO 小事, 然后大事, 似懶螞蟻理論

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    1. 在工作上,我絕對是隻懶螞蟻。

      看來,成為富爸爸兄也掌握了當中的概念。

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  5. 文章思路很清晰, 謝謝夢想兄!

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    1. 人生中第一次有人讚我的文章思路清晰,多謝斗滿兄慷慨的讚賞。

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