時間管理小分享（下）

上一篇分享了一些時間管理的基概念和操作，對我而言，上一篇的重點是先訂立目標，若你仍未訂立或仍未清晰，請認真花點時間思考，此終這都是一件「重要」的事。

緊急的事，越少越好
「緊急」這個狀態會令人精神緊張，若持續一段時間處理一些緊急事務，你會發現身心靈都很疲累，如果長期維持這個狀態，甚至會令自己失去動力。所以，「緊急」的事越少越好。我將「緊急」的事簡單分作兩類 - 「真緊急」和「假緊急」

「真緊急」指的是突發的事情，不能預測的。對於這些事情，最多只好提早想一危機應變措施，如顧客投訴的處理程序、辦公室停電的安排、電腦系統出現固障時的後備方案等。我相信，大部份香港人的工作和生活環境，「真緊急」的事情佔的比例不是太高。

「假緊急」指的是那些根本可以不緊急的事，但因著種種的因素，導致事情變得緊急。其中一大元兇就是「拖延」，拖延絕對能讓事情由不緊急慢慢變為緊急，拖延可能是因為懶惰、對事情沒有興趣、事情的難度太高、對事情的懼怕、錯誤評估所需時間等。

若你發現自己有拖延的習慣，請思考自己拖延的原因並設法狠心除掉它，因為它只會磨滅你的鬥志。

重要的事情，越多時間處理越好
每個人對「重要的事情」有不同的理解，就我而言，我會將所有直接與生活和工作目標有關，對我有意義有益的事情，視為「重要」。既然是重要的事情，理應用足夠的時間，最高的專注，最好的態度去處理，但現實是否這樣？請透過以下的問題反思:

1. 你每天花多少時間處理重要的事情呢？是否足夠？
2. 你每天花多少時間處理不重要的事情呢？這些事情可以減少嗎？
3. 你每天處理重要的事情，能在理想和專注的環境進行嗎？若不，那些影響你的東西能夠消
     除嗎？
4. 你以甚麼的態度面對這些事情？若是負面的態度，請思考題5
5. 是甚麼令你產生負面情緒呢？有辦法可以改善嗎？

很多時候，我們一天的時間都不是花在「重要」的事情，或者未能在一個專注的時間進行。另外，有些重要的事情都是一些有難度的事情，有時候會因為困難而感到有壓力和產生負面情緒。

停下來，好好計劃一下吧！我認為「重要」的事情是需要特意安排一個時段進行的，使這些都成為習慣和規律。我特意安排的時間包括有閱讀時間、親子時間、家庭時間、思考時間、運動時間、安靜時間、寫blog睇blog時間、理財投資時間等。另外，我習慣用星期日睡前約1小時去回顧一週和計劃下週至一個月內的事情，這個時段囡囡已經睡了，我可以專注去思考和計劃。這個「特定時段」真的很好，讓我可以忙碌的生活停下來，聆聽一下自己。

觀察和思考
在工作和生活中，我都喜歡觀察和思考。在觀察公司的運作時，我腦裡總是在想︰這樣做是否已經最好? 如何做可以達至更有效率和有質素? 除我已經習慣了這樣思考，我也會教導同事要這樣思考，有時還會引發一些建設性的討論，新的idea就在這時候會出現。

還記得在大概5年前，我升職往另一個部門工作，交接給我的那位同事只用了半小時交代了她的工作，並且留下了一張A4大小的工作清單，實在是未能清楚了解工作的程序。當我接手後，雖然實務的工作已令我很忙碌，但我仍額外安排時間，觀察、了解和思考過往的「方法」(這是重要的事情)。過了兩個月，我向上司提出了十多個改善方案，感恩得到她的信任和肯定，全部獲得通過。5年裡，透過這個思考模式，同事們的效率都提升了不少，因為他們習慣了要先觀察和思考，新的方法、有創意的方法不斷出現，工作變得越來越好玩，而且因為效率提升，返工就變得更輕鬆。重點是，大家都有更多的時間可以思考和處理「重要」的事情。

有一些人是較難提升工作效率的，他們經常說︰過往都是這樣的！我曾向一位新同事示範，用另一個方法做同一件事情，可以更快更好，但她卻說她是根據上一手的做法，她就算看見新方法，都堅持要用舊方法，太奇怪了，可能她要面子吧！

在工作和生活裡，你習慣 Work Hard 還是 Work Smart 呢?


取捨，做個好爸爸
人生中重要的事情、對自己有意義的事情實在太多，根本不能一一完成，這是現實，所以，我們更要學懂取捨。

在人生不同的階段會有不同的取捨，還記得7年前半工讀要完成一個大學學位，正正家人遇上疾病需要我幫忙照顧。當時，身心靈都支撐不了，根本沒有精神去完成功課，而且計劃好畢業後一年就結婚，所以沒有申請延遲完成學位。最後，我取得Third Hons的成績，我沒有後悔，因為我看見家人慢慢康復，而且我和他們的關係變得更緊密，加上我知道自己的價值不是取決於一個學位成績。

今天的我已經成為一位爸爸，是富爸爸還是窮爸爸根本不重要，我相信女兒要的是一位愛她和盡責任的爸爸。女兒還小，要照顧和陪伴的時間比較多，還有我的太太和家人，我也要支持他們。這一刻，我生命中所訂立的目標都是關於一些「重要」的事情包括信仰、家人、健康和創業等。至於投資，都放於較後的位置，所以我今年的投資目標是減少組合內股票的數目，讓我可以更輕鬆管理自己的投資，並且釋放更多的時間去做這刻最重要的事情。

十幾個月大的女兒，為了保護心愛的東西，寧願放下手上其他物件，用雙手緊緊捉住它！取捨，她已經學懂了！