2017年6月2日 星期五

時間管理小分享(下)

上一篇分享了一些時間管理的基概念和操作,對我而言,上一篇的重點是先訂立目標,若你仍未訂立或仍未清晰,請認真花點時間思考,此終這都是一件「重要」的事。

緊急的事,越少越好
「緊急」這個狀態會令人精神緊張,若持續一段時間處理一些緊急事務,你會發現身心靈都很疲累,如果長期維持這個狀態,甚至會令自己失去動力。所以,「緊急」的事越少越好。我將「緊急」的事簡單分作兩類 - 「真緊急」和「假緊急」

「真緊急」指的是突發的事情,不能預測的。對於這些事情,最多只好提早想一危機應變措施,如顧客投訴的處理程序、辦公室停電的安排、電腦系統出現固障時的後備方案等。我相信,大部份香港人的工作和生活環境,「真緊急」的事情佔的比例不是太高。

「假緊急」指的是那些根本可以不緊急的事,但因著種種的因素,導致事情變得緊急。其中一大元兇就是「拖延」,拖延絕對能讓事情由不緊急慢慢變為緊急,拖延可能是因為懶惰、對事情沒有興趣、事情的難度太高、對事情的懼怕、錯誤評估所需時間等。

若你發現自己有拖延的習慣,請思考自己拖延的原因並設法狠心除掉它,因為它只會磨滅你的鬥志。

重要的事情,越多時間處理越好
每個人對「重要的事情」有不同的理解,就我而言,我會將所有直接與生活和工作目標有關,對我有意義有益的事情,視為「重要」。既然是重要的事情,理應用足夠的時間,最高的專注,最好的態度去處理,但現實是否這樣?請透過以下的問題反思:

1. 你每天花多少時間處理重要的事情呢?是否足夠?
2. 你每天花多少時間處理不重要的事情呢?這些事情可以減少嗎?
3. 你每天處理重要的事情,能在理想和專注的環境進行嗎?若不,那些影響你的東西能夠消
     除嗎?
4. 你以甚麼的態度面對這些事情?若是負面的態度,請思考題5
5. 是甚麼令你產生負面情緒呢?有辦法可以改善嗎?

很多時候,我們一天的時間都不是花在「重要」的事情,或者未能在一個專注的時間進行。另外,有些重要的事情都是一些有難度的事情,有時候會因為困難而感到有壓力和產生負面情緒。

停下來,好好計劃一下吧!我認為「重要」的事情是需要特意安排一個時段進行的,使這些都成為習慣和規律。我特意安排的時間包括有閱讀時間、親子時間、家庭時間、思考時間、運動時間、安靜時間、寫blog睇blog時間、理財投資時間等。另外,我習慣用星期日睡前約1小時去回顧一週和計劃下週至一個月內的事情,這個時段囡囡已經睡了,我可以專注去思考和計劃。這個「特定時段」真的很好,讓我可以忙碌的生活停下來,聆聽一下自己。

觀察和思考
在工作和生活中,我都喜歡觀察和思考。在觀察公司的運作時,我腦裡總是在想︰這樣做是否已經最好? 如何做可以達至更有效率和有質素? 除我已經習慣了這樣思考,我也會教導同事要這樣思考,有時還會引發一些建設性的討論,新的idea就在這時候會出現。

還記得在大概5年前,我升職往另一個部門工作,交接給我的那位同事只用了半小時交代了她的工作,並且留下了一張A4大小的工作清單,實在是未能清楚了解工作的程序。當我接手後,雖然實務的工作已令我很忙碌,但我仍額外安排時間,觀察、了解和思考過往的「方法」(這是重要的事情)。過了兩個月,我向上司提出了十多個改善方案,感恩得到她的信任和肯定,全部獲得通過。5年裡,透過這個思考模式,同事們的效率都提升了不少,因為他們習慣了要先觀察和思考,新的方法、有創意的方法不斷出現,工作變得越來越好玩,而且因為效率提升,返工就變得更輕鬆。重點是,大家都有更多的時間可以思考和處理「重要」的事情。

有一些人是較難提升工作效率的,他們經常說︰過往都是這樣的!我曾向一位新同事示範,用另一個方法做同一件事情,可以更快更好,但她卻說她是根據上一手的做法,她就算看見新方法,都堅持要用舊方法,太奇怪了,可能她要面子吧!

在工作和生活裡,你習慣 Work Hard 還是 Work Smart 呢?


取捨,做個好爸爸
人生中重要的事情、對自己有意義的事情實在太多,根本不能一一完成,這是現實,所以,我們更要學懂取捨。

在人生不同的階段會有不同的取捨,還記得7年前半工讀要完成一個大學學位,正正家人遇上疾病需要我幫忙照顧。當時,身心靈都支撐不了,根本沒有精神去完成功課,而且計劃好畢業後一年就結婚,所以沒有申請延遲完成學位。最後,我取得Third Hons的成績,我沒有後悔,因為我看見家人慢慢康復,而且我和他們的關係變得更緊密,加上我知道自己的價值不是取決於一個學位成績。

今天的我已經成為一位爸爸,是富爸爸還是窮爸爸根本不重要,我相信女兒要的是一位愛她和盡責任的爸爸。女兒還小,要照顧和陪伴的時間比較多,還有我的太太和家人,我也要支持他們。這一刻,我生命中所訂立的目標都是關於一些「重要」的事情包括信仰、家人、健康和創業等。至於投資,都放於較後的位置,所以我今年的投資目標是減少組合內股票的數目,讓我可以更輕鬆管理自己的投資,並且釋放更多的時間去做這刻最重要的事情。

十幾個月大的女兒,為了保護心愛的東西,寧願放下手上其他物件,用雙手緊緊捉住它!取捨,她已經學懂了!

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